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¿Qué ventajas tienen los PDF?

Miércoles 13 de Octubre de 2010 11:43 Juan Carlos
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icon_pdfLa mayor parte de vosotros conocéis la existencia de este tipo de formato y lo habéis utilizado.

Su utilización tiene una serie de ventajas que, en mi humilde opinión, lo convierten en un formato ideal para el intercambio de documentos.

Trataré aquí de dar algunas razones para que el manejo de PDFs se convierta en algo habitual en vuestras tareas:

 

1. Es un formato estándar y multiplataforma.

Aunque el PDF fue un formato de documento creado por la empresa Adobe, posteriormente se convirtió en un estándar, es decir, es reconocido por cualquier versión de cualquier sistema operativo. Podremos abrirlo y verlo en Windows XP, en Windows Vista, en Windows 7, en Linux, en MacOS, en sistemas para teléfonos móviles de última generación, etc. Eso sí, debemos tener instalado un programa lector.

2. Es un formato preimpresión.

Presenta el documento tal cual como será imprimido, independientemente del equipo o programa con el que se ha elaborado. Ya no tendremos que preocuparnos por los cambios de formato cuando queremos imprimir el documento en otro equipo. Además, estamos seguros de que las personas que visualicen el documento, lo visualizarán exactamente igual a como lo hacemos nosotros, sin cambios de estructura o formato.

3. Los archivos son ligeros.

Al crear un PDF se utilizan algoritmos de compresión que reducen el tamaño del archivo, sobre todo si se utilizan imágenes. Esto lo hace ideal para enviar documentos para enviar por correo electrónico o para subir documentos a una página web.

4. Los documentos no son modificables.

Aunque con la ayuda de programas específicos sí sería posible introducir ciertos cambios, en prinicipio, los documentos PDF no se pueden modificar ni editar lo que les hace recomendables a la hora de compartir y enviar a otras personas documentos finales que no necesitan modificaciones.

5. Permiten la incorporación elementos no textuales.

Es fácil la inserción de otros elementos como anotaciones, resaltes del texto, selecciones rectangulares y/o circulares, comentarios, etc. Además, podemos añadir formularios para la recogida electrónica de datos. También podemos incluir enlaces o vínculos.

6. Existen muchos programas para visualizarlos.

Existen múltiples y variados programas para visualizar este tipo de documentos PDF denominados visores PDF (o PDF Viewers). Además, la mayoría de ellos son gratuitos:

 

En conclusión, si nos habituamos a generar nuestros documentos finales en formato PDF, ya no tendremos que preocuparnos de qué versión de MS Word o MS Excel tiene el destinatario del documento, de si lo verá tal y como nosotros lo hemos maquetado y paginado, de si la impresora del instituto nos lo va a imprimir con los márgenes correctos...

En un próximo artículo, veremos cómo generar fácilmente documentos PDF a partir de nuestros documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, etc.

Espero que os sea de utilidad.

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