La carta comercial


 

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL  

ANTES DE COMENZAR A ESCRIBIR

LECTURA FÁCIL DE LA CARTA

EJEMPLO  

Carta

ACTIVIDAD PARA REALIZAR


    Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

 

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

    Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado    ...  puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.

    La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo. 

Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:

Antes de comenzar a escribir 

 

La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:

Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:

¿Qué conozco sobre el asunto?

¿Para qué escribo?

¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?

 Definir el contenido. En relación con la pregunta:

¿Qué tengo que decir al destinatario?

En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.

Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.

Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.

 

LECTURA FÁCIL DE LA CARTA

Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:

Distribuciones Lucía

Avda. de los Comuneros, 13

Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56

33 467 - LOS ACANTILADOS-

-ASTURIAS-

                                                                                                     

Dña. Laura Fanjul Vale    

C/ La Siesta, 34       

24478-CASTILLO     

LEÓN           

 

28 de diciembre de 2005

Estimado cliente:

Desde hace algún tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de aceite  venían opinando que el tamaño de 5 litros resultaba poco manejable. Para conocer el alcance de estas opiniones, encargamos una encuesta, que se realizó entre la mayoría de nuestros clientes,  y el resultado ha confirmado dicha opinión.

En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A partir del próximo  mes, podrá adquirir el aceite  en botellas de 1 litro a razón de 4,60€./botella.

Somos conscientes de que el precio final del  litro se eleva ligeramente . Puede tener la seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la modificación de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio inferior. 

A cambio, el nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas:

-  Es mucho más manejable y fácil de almacenar.

-  Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de guardarlo varios meses abierto.

- Al mantener intactas las características, el peligro de deterioro es mucho menor.

-Usted podrá adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas que necesite, sin necesidad de ceñirse a la cantidad mínima de 5 litros. 

La consecuencia última es que, a pesar de que parece algo más caro, a corto plazo resulta más económico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen menos pérdidas por deterioro. 

Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envío con la nueva presentación, usted mismo se convencerá de sus ventajas. 

Esperamos sus noticias. 

Un cordial saludo

 

Fdo.:Manuel Izquierdo

 

Director Comercial

   

 

Este proceso de elaboración de la carta puede resultar algo laborioso al principio, pero facilita mucho la redacción.

A medida que se practica con este método, se adquiere soltura; después de un tiempo las cartas brotarán de forma espontánea y natural, y cada vez serán menos numerosas las correcciones que tengamos que incorporar al borrador inicial.

 

   

TONISA

Avda. de los Tejedores, 13

Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56

33 467 - PIEDRAS-

-ASTURIAS-

Dña. Natalia Sierra López

C/ La Siesta, 34        

24478-PUENTE      

 LEÓN          

                                                                          

 

Piedras a 15 de enero de 2005

 

Estimado Sr:

 

           Hemos recibido su carta del día 18 del corriente  en la que se intere­saba por nuestra línea de barrotes preformados de 1 m.

 

        Con esta carta le enviamos nuestro catálogo y  fotografías de los montajes, así como la lista  de precios. Estamos a su servicio y por ello creemos que sería interesante para usted,  recibir la visita de uno de nuestros representantes, al que podrá formular to­das las dudas o consultas  que estime oportunas. Esta última cuestión podría confirmárnosla por teléfono al número 985 34 23 23 .

        Estamos a su disposición para cualquier otra información que precise.

 

       Un cordial saludo,

 

 

Mariló Fernández

 

 

DIRECTORA COMERCIAL

 

ANEXO:    2 catálogos

 


 

ACTIVIDAD PARA REALIZAR

La imagen que transmite.

Después de leer una carta como la siguiente. Además de las dificultades que podemos encontrar para entender el mensaje, qué imagen nos formamos sobre el remitente?

Realiza las correcciones y rectificaciones que consideres oportunas para mejorar la carta.

 

20 de enero de 2005

Estimado señor:

quiero poner en su conocimiento que enn el mes pasado le hemosremitido el catálogo que nos había solicitado.

En espera de sus noticias. Reciba un cordial saludo.

 

Alicia  Castro

 

Responsable de compras

 

A continuación se incluye una carta de DIVERSA, en la que se han cometido ciertas incorrecciones.

Corrige la carta.

 

 DIVERSA Cooperativa

24880 – Puente (León)

Plaza  de Val, número 2

Teléfonos: (91) 372 51 87 - 372 51 86

 Fax: (91) 372 51 87

INDUSA

A la del Sr. Baragaño

C/ Rubén Darío, n.2 18

28100 - ALCOBENDAS (Madrid

 

20 de enero de 2005

Asunto:  Pedido

Estimado señor Baragaño:

Le recordamos la conversación telefónica del pasado día 18, entre usted y una persona de nuestro departamento de compras, para solicitar algunos de sus productos. Confirmamos dicho pedido e incluimos la orden correspondiente. Las condiciones de pago, serán las que establecimos a principio de este año, y que han regido en compras anteriores.

Hay, sin embargo, una novedad: en esta ocasión, tienen ustedes que enviar los artículos a nuestro almacén general, situado en el Polígono Industrial de Puente (León).

Esperamos sus noticias. Si existe alguna dificultad en el envío, no dude en ponerse en contacto con nuestra empresa.

Un cordial saludo,

Alicia  Castro

Responsable de compras